Habeas data policy

1. OBJETIVO

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que esté presente en nuestras bases de datos o archivos, recopilada en nuestra compañía para las finalidades previstas en la autorización respectiva, dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014.

El presente documento constituye la POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual ha sido elaborada con la finalidad de establecer los lineamientos de la compañía para el tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, proveedores y trabajadores.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica en todos los niveles de las compañías y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de Colquimicos S.A. y los encargados del tratamiento de datos personales que obren en nombre de la compañía.

3. RESPONSABLES

Director de Gestión Humana y Líder SST: Es responsable de custodiar, actualizar, rectificar las bases de datos bajo su responsabilidad garantizando el cumplimiento al presente procedimiento.

Director Técnico de Calidad: Es responsable de velar y verificar el cumplimiento del presente procedimiento en el área de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, asi mismo el reporte en la plataforma RNBD.

Coordinador de Calidad y SST: Es responsable de realizar la verificación de autorización de datos personales de proveedores y clientes nuevos que ingresen a las bases de datos de la compañía y reporte en la plataforma RNBD.

Gerencia administrativa y Financiera: Es responsable de velar por el diligenciamiento de los formatos y seguimiento al cumplimiento del presente procedimiento.

Director Comercial: Es responsable de velar por el diligenciamiento de los formatos y seguimiento al cumplimiento del presente procedimiento.

Asesor Comercial: Es responsable de recopilar la información requerida para el diligenciamiento de todas las bases de datos y divulgar los formatos establecidos para el cumplimiento del presente procedimiento.

Analista de Contabilidad: Es responsable de velar por el diligenciamiento de los formatos y seguimiento al cumplimiento del presente procedimiento, así mismo es responsable de verificar que la autorización de datos personales sea previa, escrita o informada en el momento de la creación de un tercero.

Director de Contabilidad: Es responsable de velar por el diligenciamiento de los formatos y seguimiento al cumplimiento del presente procedimiento, así mismo es responsable de verificar que la autorización de datos personales sea previa, escrita o informada en el momento de la creación de un tercero.

Director de Comunicaciones: Es responsable de diligenciar la cantidad de personas que ingresan a la base de datos de redes sociales y/o página web.

4. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Actualizar: El titular de la información tiene derecho a actualizar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento de la información cuando son parciales, fraccionados o incompletos.

Conocer: Las personas tienen derecho a conocer la información sobre ellas esta recogida en las bases de datos; lo que significa que tienen derecho a acceder a las mismas.

Encargados del Tratamiento de la información: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos, este último no es un Encargado del tratamiento en los términos de la Ley. Se aclara que no necesariamente se debe tener un Encargado del Tratamiento. En ese caso, no debe registrarse nada en el paso 1 del RNBD, solamente debe continuar al paso siguiente.

Rectificar: El titular de la información tiene derecho a rectificar sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados del Tratamiento de la información cuando estos son inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Responsables del Tratamiento de la información: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.

Revocar: El titular de la información tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

Suprimir: las personas tienen derecho a suprimir o eliminar información de una base de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o por simple voluntad del titular, salvo las excepciones previstas en la normatividad.

Titular del Derecho de la Protección de Datos: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de operaciones como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión por parte de la persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de sus datos personales.

Preguntas Frecuentes:

¿Cuáles datos personales requieren autorización previa del titular y cuáles no?

La regla general es que siempre es necesario obtener la autorización previa del Titular para el tratamiento de datos personales. La autorización no será necesaria cuando la Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando el tratamiento sea sobre datos de naturaleza pública, en los casos de urgencia médica o sanitaria, cuando el tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, cuando sean datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

¿Qué se requiere para el Tratamiento de datos personales?

Es importante aclarar que el tratamiento de datos no está prohibido, si que para hacerlo se debe cumplir plenamente con las disposiciones de la ley. Para que las entidades públicas y privadas puedan realizar operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, requiere de la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

¿Cuándo se vulneran los derechos asociados a la Protección de Datos?

El uso extensivo de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones ha permitido que en muchas ocasiones, los datos personales sean tratados para fines distintos para los que originalmente fueron recolectados, rebasando la esfera de privacidad de las personas y lesionando en ocasiones, otros derechos y libertades. Se vulneran cuando se usan para fines distintos, cuando no se actualizan, cuando no se toman medidas para garantizar seguridad, cuando se entregara tercero sin autorización.

¿Qué son Datos Personales?

Cuando hablamos de datos personales nos referimos a toda aquella información asociada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional. Existe también información más sensible como su estado de salud, sus características físicas, ideología política, vida sexual, entre otros aspectos.

¿Cómo se recogen los datos personales?

Los datos personales conforman la información necesaria para que una persona pueda interactuar con otras o con una o más empresas y/o entidades para que sea plenamente individualizada del resto de la sociedad, haciendo posible la generación de flujos de información que contribuyen con el crecimiento económico y el mejoramiento de bienes y servicios. Así por ejemplo, cuando hacemos una solicitud de crédito ante una entidad financiera, se requiere diligenciar formularios con nuestra información personal, o cuando realizamos una compra y para realizar la factura de venta solicitan datos como el número de documento de identidad, correo electrónico, dirección y teléfono de contacto, entre otros.

¿Qué tipos de datos hay?

Las disposiciones sobre protección de datos, establecen tipologías de datos según el mayor o menor grado de aceptabilidad de la divulgación:

¿A qué datos personales no se aplica la ley?

A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

Las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

Las que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

Las que contengan información periodística y otros contenidos editoriales

Las bases de datos con información financiera, crediticia, comercial y de servicios, y de los censos de población y vivienda.

5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la compañía cuyo titular sea una persona natural.

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, Colquimicos S.A.S aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales 2:

Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice Colquimicos S.A.S o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales, Colquimicos S.A.S garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por Colquimicos, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en Colquimicos, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

2 Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Colquímicos en su condición de responsable del tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLQUIMICOS S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

c. Ser informado por Colquímicos, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad correspondiente sus  quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Colquimicos

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

· El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición. · Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. · El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. · Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los niños y adolescentes: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

a. Responder y respetar el interés superior de los menores

b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

DEBERES DE COLQUIMICOS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

COLQUIMICOS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, COLQUIMICOS utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, y tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

 g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

p. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

q. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR SOBRE EL MANEJO DE SU INFOMACION: requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas Manifestación de la autorización La autorización a COLQUIMICOS S.A.S para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

· El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COLQUIMICOS S.A.S

· Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

· El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 · Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. Medios para otorgar la autorización COLQUIMICOS S.A.S  obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por COLQUIMICOS S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización COLQUIMICOS S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia COLQUIMICOS  S.A.S podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a COLQUIMICOS S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. COLQUIMICOS S.A.S establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto COLQUIMICOS S.A.S deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, COLQUIMICOS S.A.S  podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

En el caso de las bases de datos transaccionales cuya información no puede ser borrada para mantener la integridad de las bases, el titular y la información personal correspondiente será inactivada.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias, sobre protección de datos personales; la Compañía Colombiana de Químicos S.A.S identificada con NIT 860049957-5, le informa que asegurando la confidencialidad de la información, a su disposición encuentra la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con finalidad de regular la recolección, almacenamiento, administración, tratamiento, circulación, supresión, transmisión de los datos personales y los mecanismos disponibles para procesar solicitudes, consultas y reclamos que el  titular de la información puede utilizar para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, eliminar la información y revocar la autorización

Identificación de la compañía.

• Razón social: Compañía Colombiana de Químicos S.A.S
• NIT: 860049957-5
• Domicilio: Bogotá D.C, Cota, Medellín, Cali  – COLOMBIA
• Dirección: principal: Calle 12 No 38-62 . Bogotá D.C.
• Correo Electrónico: Protecció[email protected]
• Teléfono: 2771411 / 318 8744227

Nuestro Compromiso.

Los datos personales en custodia de COLQUIMICOS S.A.S., en su condición de responsable y/o tratamiento según el caso, serán tratados y protegidos cumpliendo los principios y regulaciones previstas en la leyes colombianas, así como de conformidad con las buenas prácticas de manejo de tratamiento de datos personales.

Ámbito de Aplicación.

La presente política aplica para al tratamiento de datos personales de los titulares que conforman los diversos grupos de interés de COLQUIMICOS S.A.S, trátese de clientes, proveedores, empleados, socios, entre otros. En este sentido, la misma es aplicable al tratamiento de datos de la persona natural que nos proporcione sus datos personales, directamente o a través de terceros, bien sea en calidad de responsable o de encargado del tratamiento, cumpliendo con los respectivos requisitos legales vigentes.

Finalidad del tratamiento de datos personales.

GC-HD-08 AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

De conformidad con las autorizaciones proporcionadas de forma previa, expresa e informada COLQUIMICOS S.A.S recolectara, almacenará, custodiará, procesará, circulará, transmitirá o transferirá y tratara sus datos personales conforme a las siguientes finalidades:

(Titular Cliente)  

1. Para cumplir con las obligaciones derivadas de contratos comerciales y negociaciones que celebra COLQUIMICOS S.A.S, en desarrollo de su objeto.
2. Para expedición de cotizaciones, facturas, remisiones y demás documentos soporte de una transacción.
3. Para el despacho de pedidos, y el proceso de evaluación y/o calificación del producto comercializado.
4. Atención al trámite garantías y devolución de productos de productos y servicios.
5. Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofertados por la compañía y/o PQRS.
6. Realización de estudios con fines estadísticos, medición de nivel de satisfacción del cliente.
7. La prestación del servicio de atención telefónica; recaudos u otros de naturaleza similar.
8. La ejecución de procesos y procedimientos contables.
9. La realización y cumplimiento a los protocolos de seguridad establecidos por COLQUIMICOS S.A.S.
10. Adelantar el control y prevención de lavado de activos cuando aplique por verificación SAGRILAFT.
11. La creación de las bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de la información personal.

(Titular Proveedor- Contratistas y Terceros)

• La ejecución de procesos y procedimientos contables, tributarios, pago de facturas y demás.
• Representación jurídica de la compañía
• Prestación de servicios de gestión ambiental
• Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por Titular Proveedor- Contratistas y Tercero.

(Titular Colaborador)

COLQUIMICOS S.A.S usa los datos del Colaborador para el cumplimiento de las siguientes finalidades, que incluyen, pero no se limitan a:

1. El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y COLQUIMICOS S.A.S con terceros.
2. La debida ejecución del contrato de trabajo.
3. La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador.
4. Trámites o seguimientos médicos.
5.  El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de Trabajo.
6. El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del colaborador.
7. La administración de sistemas de información y comunicaciones.
8. La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por COLQUIMICOS S.A.S.
9. El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador.
10. El control y prevención de fraudes y lavado de activos. (SAGRILAFT)
11. Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de COLQUIMICOS S.A.S La elaboración de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase).
12. Todas aquellas finalidades que sean compatibles con la ejecución del contrato de trabajo.
13. Además, para cualquier finalidad adicional que sea debidamente autorizada por el Colaborador.

TERMINOS Y CONDICIONES: Para tratar sus datos personales con las anteriores finalidades, o con otras finalidades particulares, solicitaremos de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente aplicable y los medios legales permitidos, su autorización previa, expresa e informada, salvo cuando por disposición legal la misma no sea requerida. Así, en cada proceso de la empresa, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad o en la solicitud de autorización le informaremos de forma previa las finalidades particulares, la posibilidad de que los datos sean compartidos a terceros encargados de tratamiento, los derechos que le asisten como titular, los mecanismos que tenemos dispuestos para garantizar el ejercicio de dichos derechos, y los canales de acceso a esta Política de Privacidad.

Disponemos información en nuestra base de datos que usted proporciono anteriormente debido a la naturaleza de nuestro negocio y en virtud de la relación establecida entre usted y COLQUIMICOS S.A.S, de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales, regulado por la ley 1581 de 2012, reglamentada por el decreto 1377 del 2013, le solicitamos su autorización para continuar procesando su información dentro de los términos y condiciones anteriormente señalados en el checkbox y/o por cualquier otro medio de comunicación con COLQUIMICOS S.A.S, es responsable del buen uso y almacenamiento de dicha base de datos de la compañía, lo cual se realiza bajo los más altos estándares de seguridad de la información que tuviere establecida o establezca una relación permanente u ocasional, tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la eliminación de sus datos personales en cualquier momento, así como a solicitar el comprobante de la autorización, revocar y ser notificado sobre cómo se utilizó la información proporcionada, puede realizar sus solicitudes al siguiente correo electrónico [email protected] , número telefónico 318 8744227 o de forma presencial en las siguiente dirección: Calle 12 No 38-62. Bogotá D.C-Colombia. Si en un plazo de treinta (30) días calendario contado a partir de la fecha de envío de esta comunicación no se ha puesto en contacto con nosotros para solicitar la eliminación de su información personal, se entenderá que podemos seguir procesando la información que se encuentra en nuestra base de datos para el uso o usos anteriormente indicados

CON QUIEN PODEMOS COMPARTIR SU INFORMACION: Uno de los principios fundamentales para el tratamiento de datos personales, es la confidencialidad, por lo tanto, COLQUIMICOS S.A.S como responsable de sus datos personales, no podrá revelar su información; si no está de acuerdo con las finalidades anteriores mencionadas, excepto si presenta un mandato legal que lo requiera; tenga presente que sus datos no podrán ser revelados sin su consentimiento.

En caso de proveedores, clientes, contratistas y/o terceros solo se utilizaran con fines comerciales, para ofrecer servicios, brindar y recibir información comercial, para la correcta prestación de servicio y/o prestación de servicio a la compañía; para el caso de colaboradores su información se utilizará en cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y COLQUIMICOS S.A.S y/o con terceros.

CÓMO PUEDE EJERCER SUS DERECHOS: COLQUIMICOS S.A.S cuenta con un procedimiento establecido para el reporte de PQR’S correspondiente a GC-HD-10 “Procedimiento PQRS protección de datos personales”. De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales.

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente COLQUIMICOS S.A.Sen su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLQUIMICOS S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio valido, salvo en los casos que no es necesaria su autorización.
3. Ser informado por COLQUIMICOS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso y tratamiento que se le han dado a sus datos personales.

y en caso de presentar infracción al tratamiento de sus datos personales usted puede presentar ante la SIC (Súper Intendencia de Industria y Comercio) o a la entidad correspondiente sus quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que modifiquen, adicionen o completen, su previo tramite de consulta o requerimiento ante COLQUIMICOS S.A.S .

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven a nuevas consultas; los derechos podrán ser ejercidos por el titular quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición :

1. (Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad

2. El representante y/o apoderado del titular, con previa acreditación de la representación o apoderamiento

3. Otro favor o para el titular hubiere estipulado) 

El término máximo para atender su solicitud de peticiones y consultas será de (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no es posible atender el reclamo dentro de dicho término se informará al interesado no más de un tiempo de (8) días; los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.
El término máximo para atender su solicitud de reclamos será de (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no es posible atender el reclamo dentro de dicho término se informará al interesado no más de un tiempo de (8) días; los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.

PARA SU INFORMACIÒN: COLQUIMICOS S.A.S  identificada con NIT 860049957-5 Como entidad privada y supervisada y controlada por la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) con el interés de proteger su información personal en donde se tendrá acceso debido a las finalidades mencionadas y de acuerdo a la ley 1581 del 2012 y regida por el decreto 1377 de 2013, ha desarrollado la presente política de protección de datos personales.